La comunidad de propietarios debe reunirse al menos una vez al año, en la junta ordinaria de propietarios, y en esta junta habrá de decidirse, entre otras cosas, el nombramiento de los cargos comunitarios, entre ellos, el de administrador.
El administrador de fincas dentro de una comunidad de propietarios es el encargado de la gestión técnica de la misma, por lo que, aun no siendo imprescindible la contratación de un profesional externo a la comunidad, sí es muy recomendable. Hay que tener en cuenta, además, que la contratación de un profesional colegiado supone una garantía de servicio y de formación específica, pudiendo utilizar la denominación “administrador de fincas” sólo aquellos que estén colegiados en un Colegio Oficial de Administradores de Fincas (sentencia del Tribunal Supremo de 8 de noviembre de 2016). En todo caso, el administrador no propietario habrá de tener la cualificación profesional suficiente para el desempeño del cargo.
De no contratar a un tercero externo, habrá de ejercer el cargo uno de los propietarios del inmueble, y a falta de designación especial, esta función la asumirá el Presidente de la Comunidad de Propietarios.
El administrador es, por tanto, un cargo de la Comunidad de propietarios, que habrá de ser designado y destituido por el órgano de mayor representación de la misma, la junta de propietarios. El nombramiento, o la renovación, se hace por el plazo de un año y requiere el voto favorable de la mayoría de los presentes en la junta de propietarios que suman la mayoría del coeficiente presente en la junta. Aunque no se haga mención especial al administrador en el orden del día de la convocatoria, puede y debe incluirse su nombramiento, renovación o remoción, en el apartado referido al nombramiento de los cargos de la Comunidad.
El motivo más frecuente para el cese de un administrador es la pérdida de confianza de los propietarios en la labor que está ejecutando, ya que es un cargo de confianza, que debe desempeñarse con lealtad a los intereses comunitarios y en defensa de los mismos.
Sus funciones y facultades están determinadas en el art. 20 de la Ley de Propiedad Horizontal:
a) Velar por el buen régimen de la casa, sus instalaciones y servicios, y hacer a estos efectos las oportunas advertencias y apercibimientos a los titulares.
b) Preparar con la debida antelación y someter a la Junta el plan de gastos previsibles, proponiendo los medios necesarios para hacer frente a los mismos.
c) Atender a la conservación y entretenimiento de la casa, disponiendo las reparaciones y medidas que resulten urgentes, dando inmediata cuenta de ellas al presidente o, en su caso, a los propietarios.
d) Ejecutar los acuerdos adoptados en materia de obras y efectuar los pagos y realizar los cobros que sean procedentes.
e) Actuar, en su caso, como secretario de la Junta y custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad.
f) Todas las demás atribuciones que se confieran por la Junta.
Además de las anteriores, la junta de propietarios podrá encomendarle otras y, en todo caso, vendrán determinadas por la propuesta de administración que haga el profesional y que sea aceptada por la junta de propietarios. Aunque no es fundamental, sí es muy recomendable la firma de un contrato con la Comunidad de propietarios en el que se detallen los servicios que deben prestarse y los honorarios que se devengarán por ello.
Aunque la junta de propietarios acuerde la remoción del administrador, éste habrá de presentar cuentas de la gestión realizada hasta el momento del cese, preferiblemente ante la propia junta de propietarios. También debe devolver toda la documentación que tenga en depósito, pues es propiedad de la Comunidad de propietarios. La Ley de Propiedad Horizontal no fijan un plazo para esta devolución, pero los Estatutos del Colegio de Administrador de Fincas sí lo prevén. En concreto, el Colegio de Administradores de Fincas de Galicia determina que la documentación básica de la Comunidad habrá de ser entregada en el plazo máximo de 10 días hábiles desde su requerimiento, y el resto en el plazo máximo de 30 días hábiles.
Se considera documentación básica la escritura de división horizontal, el NIF, relación y datos completos de los propietarios, incluyendo datos bancarios, la última remesa de recibos y las devoluciones de los mismos, los contratos de servicios y las facturas pendientes de pago.
Los incumplimientos cometidos por los administradores de fincas pueden ser denunciados ante el Instituto de Consumo o directamente ante el Colegio Oficial de Administradores de Fincas, además de poder reclamar por los daños y perjuicios sufridos por a Comunidad de propietarios por la vía judicial, de ser necesario.
Colegio de Administradores de Fincas de Galicia